Das Hauptziel des Prozessmanagements ist es, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu optimieren. Das klingt recht banal, doch ist es aufgrund diverser Faktoren nicht immer leicht, dies im Unternehmen umzusetzen. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Haupt- bzw. Kernporzesse, sowie die Neben- und Managementprozesse zu identifizieren, zu unterscheiden und zu gewichten, um mit Ihnen zusammen ein optimales und gelebtes Prozessmanagementsystem zu implementieren. Hierbei lassen wir selbstverständlich auch die Punkte Qualität, Zeit, Kosten, Kundenzufriedenheit und Rechtssicherheit (Compliance) nicht außer Acht, die ein modernes Prozessmanagement betrachten sollte. Das Prozessmanagement ist die Ausgangsbasis für die Entwicklung, Führung und Umsetzung von Prozessen. Um diese Prozessarbeit durchzuführen, braucht es Menschen im Unternehmen, die hierfür Verantwortung übernehmen.

Deren Rollen sind klar zu definieren und zuzuweisen. Dabei ist es wichtig, dass bereits in dieser Phase eine saubere Dokumentationsstruktur mit absolut eindeutigen Begrifflichkeiten besteht bzw. zur Verfügung gestellt wird. In dieser Struktur werden die Rollen klar beschrieben, Aufgaben definiert, Kompetenzen festgelegt und Rechte, Befugnisse und Pflichten zugewiesen. Die ProZS Unternehmensberatung setzt auf die partnerschaftliche Interaktion der beteiligten Personen, um für Ihr Unternehmen das beste Ergebnis zu erreichen. Als beratendes Unternehmen ist es uns das wichtigste Anliegen, Ihnen die Stolpersteine aus dem Weg zu räumen, die hin zu einem funktionierenden und gelebten Prozessmanagement warten können. Ob Sie Ihr bestehendes System optimieren möchten, oder ob es um die grundlegende Einführung von Prozessmanagement geht, mit uns haben Sie den richtigen Partner an Ihrer Seite.

Für viele Entscheider in kleinen und mittelständischen Unternehmen immer noch ein Schreckgespenst, das oft aus Unwissenheit oder auch aus Angst vor großem bürokratischem Aufwand beiseitegeschoben wird. Doch warum? Die Vorteile überwiegen. Sehen wir sie uns an. Zunächst steht die Erhöhung der Kundenbindung im Fokus. Rückmeldungsmechanismen und weitere Tools versetzen Kunden in die Lage, Feedback über die Zufriedenheit mit der erbrachten Leistung zu geben. Ansprüche und Erwartungen der Kunden werden so sicht- und messbar und es kann von Unternehmensseite entsprechend agiert und reagiert werden. Auch im Qualitätsmanagement (QM) begegnet uns die Verbindung zur Compliance. Rechtliche Vorgaben und Gesetze werden bereits in der Aufbauphase beachtet und in die Prozesse integriert, um Verstöße zu vermeiden. Es besteht sonst die Gefahr, dass gesetzliche Regelungen übersehen werden können, was ernsthafte Folgen für ein Unternehmen bedeuten kann. Ein weiterer großer Teil des QM ist die Mitarbeitermotivation. In einem funktionierenden Qualitätsmanagementsystem (QMS) werden Aufgaben und Zuständigkeiten klar festgelegt. Ineffiziente Abläufe werden somit vermieden. Die Zusammenarbeit im Team wird durch klare Aufgabenverteilung optimiert. Die Stimmung im Unternehmen wird verbessert, was sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt. Ebenfalls ein großer Vorteil ist die Wirkung eines funktionierenden QMS hinsichtlich der Auftragsgewinnung. Viele Auftraggeber, gerade staatliche bzw. behördliche Stellen und Unternehmen, setzen ein QMS im zu beauftragenden Unternehmen voraus, damit dieses überhaupt als Lieferant und Partner infrage kommt. Auch wenn kleine und mittlere Unternehmen für große Konzerne tätig werden möchten, so ist dies vielfach eine Grundvoraussetzung. Ein Unternehmen, das kein QMS vorweisen kann, schafft es in solchen Fällen nicht einmal in die Auswahlphase. Aber auch wenn ein QMS nicht zwingend gefordert wird, so schafft es doch Vertrauen und zeigt, dass das Unternehmen seine eigene Leistung stets überprüft und optimiert. Die finanzielle Sicherheit des Unternehmens ist ein weiterer Vorteil, den ein QMS mit sich bringt. Ein QMS zu implementieren und zu betreiben erfordert, dass ein Unternehmen sich einen belastbaren Überblick über die zur Verfügung stehenden Ressourcen verschafft. Diese Pflicht muss permanent gewissenhaft erfüllt werden, wenn das QMS seine Aufgabe erfüllen soll. Durch diese Aktivitäten werden auch die Finanzen der Firma immer genau überwacht. Das minimiert die Gefahr, dass das Unternehmen

überraschend und unbemerkt in finanzielle Probleme gerät. Kostenreduktion ist der nächste Punkt der Betrachtung. Je früher im Herstellungsprozess sichergestellt wird, dass die Produkte hohe Qualität besitzen, desto niedriger sind die gesamten Produktionskosten. Ein QMS soll frühzeitig ausschließen, dass es zu Fehlern bei der Entstehung eines Produkts kommt. Der Ansatz soll vermeiden, dass mögliche Makel erst bei der Produktkontrolle nach der Fertigstellung identifiziert werden. Dieser Frühwarneffekt durch das QMS senkt die Kosten für Fehler deutlich. Dieses gilt sowohl für materielle Produkte als auch für immaterielle Produkte im Dienstleistungsbereich. Ein QMS – im optimalen Fall zertifiziert – dokumentiert nachdrücklich, dass ein Unternehmen großen Wert auf Prozess- und Qualitätssicherheit legt. Dies schafft Vertrauen. Das Unternehmen unterzieht sich deswegen regelmäßigen Prüfungen, die alle Projektschritte und Prozessphasen, sowie die Qualität der hergestellten Produkte umfassen. Das QMS sendet somit ein starkes Signal der Vertrauenswürdigkeit an potenzielle Geschäftspartner. Dies kann den Eintritt in neue Märkte erleichtern. Das Qualitätsmanagement dokumentiert die betrieblichen Abläufe nachvollziehbar und transparent. Diese Dokumentation beschreibt die die Prozesse im Unternehmen ausführlich und umfassend. Sie ist die Basis dafür, Fehler, Probleme und Optimierungsbedarf frühzeitig zu erkennen. Das Streben, Produkte und Prozesse zu verbessern. Ein QMS ist das optimale Mittel, um sicherzustellen, dass höhere Standards auch dauerhaft erreicht werden. Werkzeuge des Qualitätsmanagements können effektiv dabei unterstützen, die Verbesserungen nachhaltig umzusetzen. Wenn ein Unternehmen ein QMS einsetzt, dann wird die Verantwortung für hohe Qualität gleichzeitig auf mehrere Schultern verteilt. Nicht nur ein Qualitätssicherungsbeauftragter muss für dann prinzipiell für hohe Produkt- und Prozessstandards geradestehen, sondern alle Beteiligten an einem Prozess. Dies fördert das gemeinschaftliche Qualitätsbewusstsein und stärkt das Unternehmen in allen Bereichen. Die ProZS Unternehmensberatung unterstützt Sie auf dem Weg ein funktionierendes und gelebtes QMS einzuführen oder Ihr bereits bestehendes System zu verbessern. Unser Ziel ist es, die für Ihr Unternehmen optimale Aufstellung zu ermöglichen. Dabei steht die Individualität Ihrer Organisation im Fokus. Vorgefertigte Standardansätze gibt es bei uns nicht.

Rechtssicherheit, das ist der Status, den es als Unternehmen anzustreben gilt. Ein funktionierendes und gelebtes Compliance-System ist hierfür Grundvoraussetzung und bewahrt ein Unternehmen vor Schäden, die sich durch Fehlverhalten ergeben können. Zudem kann ein gelebtes Compliance-System enthaftende Wirkung haben. Gesetzestreues Verhalten sollte natürlich selbstverständlich sein, doch nicht immer ist es auch so einfach. Nicht immer ist ein Vorsatz gegeben, oft reicht schon Unwissen oder nur Sorglosigkeit, um in die Mühlen der Justiz zu geraten. Dabei ist die Bandbreite möglicher Verstöße groß. Von privater Nutzung von Firmeneigentum, über Geschenke von Geschäftspartnern, Preisabsprachen, Korruption, fehlerhafter Berichterstattung gegenüber Behörden, bis hin zu schwarzen Kassen. Alle Verstöße haben jedoch eins gemein. Sie sind meist mit unangenehmen und weitreichenden Folgen verbunden. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen unterschätzen oft das Risiko. Die Folgen, wie Bußgelder, Gewinnabschöpfung, Kunden- und Auftragsverluste, aber auch die Aussetzung oder Aufkündigung von Geschäftsbeziehungen durch Lieferanten, sind schwer zu kalkulieren.

Hinzu kommt noch der Imageschaden, den das Unternehmen riskiert. Der Verlust des Vertrauens von Beschäftigten, Kunden und Geschäftspartnern kann ein Unternehmen nachhaltig schädigen, wenn nicht gar ruinieren. Will ein Unternehmen sich also vorbildlich und verantwortungsbewusst aufstellen, so kommt es um das Thema Compliance nicht herum. Selbstverständlich bedeutet wirksame Compliance zunächst einen finanziellen, zeitlichen als auch personellen Aufwand und wird auch deshalb von Führungskräften oft als mühsam empfunden. Doch überwiegen die Vorteile eines gut strukturierten Compliance-Managements, da interne Strukturen und Prozesse kontinuierlich hinterfragt und optimiert werden. Dies führt zu erhöhter Effizienz, reduziertem Risiko und somit auch zu finanziellen Einsparungen. Die ProZS Unternehmensberatung berät Sie hinsichtlich aller Compliance-Themen und identifiziert die für Sie relevanten Punkte, die es zu betrachten und umzusetzen gilt. Wir erarbeiten ein auf Sie zugeschnittenes Konzept, das es ermöglicht, die größtmögliche Sicherheit für Ihr Unternehmen zu erreichen.